An effective approach to Business insight and Reporting

Ogni azienda viene definita in primo luogo dai suoi “numeri” (ricavi, tasso di crescita, percentuale di incidenza dei costi sul fatturato..) ma non sempre questi riescono a fornire un quadro veritiero del suo stato di salute: da qui nasce l’esigenza del management di predisporre strumenti e processi per rappresentare dati di diverso genere, al fine di migliorare il controllo delle performance, supportare il processo di “decision making” e governare il business.

Attualmente sono poche le aziende che dispongono di un processo strutturato di Data Management, inteso come il set di processi per: governo delle informazioni, analisi e reporting: nella nostra esperienza abbiamo potuto constatare come spesso le decisioni vengano prese sulla base di dati non omogenei e qualitativamente poco attendibili, lavorati tramite file Excel scarsamente integrati e con modeling destrutturati e supportati, infine, da un’attività di reporting anch’essa poco strutturata ma soprattutto poco attendibile anche quando realizzata tramite strumenti all’avanguardia.

Un approccio strutturato in tal senso richiede:

  1. Impostazione di un processo di data management, che conduca le attività di estrazione, analisi e modeling dei dati verso un processo “fully integrated”;

  2. Definizione di una struttura di reporting, in cui evidenziare i principali KPIs rilevanti per la gestione del business

 

Rispetto al primo punto, possiamo classificare per complessità decrescente i diversi scenari all’interno dei quali si svolge un processo di Data Management:

 

  1. Disintegration: presenza di molteplici fonti alimentanti con i dati di diversa natura, i quali risiedono per lo più localmente. Non è presente un flusso ben definito per la creazione e gestione del dato, spesso viene rilevata una elevata percentuale di manualità in tale operazione (oltre 80%). Potenziale basso livello di qualità delle informazioni dovuto a basso controllo e duplicazione;

  2. To Centralize: dati di diversa natura con molteplici fonti alimentanti, spesso gestiti localmente. Media strutturazione del flusso per creazione e gestione del dato con circa il 50% di gestione dati manuale. Esiste una forma di controllo del dato con probabilità di duplicazione;

  3. DWH // 80-20: esiste un DWH, monitorato da una funzione IT, strutturato ed alimentato con almeno l'80% delle informazioni necessarie provenienti dalle varie fonti. Nessun dato critico risiede localmente, sporadiche le compilazioni manuali. Buona strutturazione del flusso per la creazione e gestione del dato, presenza di un processo di controllo qualità a valle;

  4. Full Integration: intero set informativo governato dal DWH, a sua volta monitorato da una specifica funzione IT. Elevata strutturazione del flusso per la creazione e gestione del dato.

 

        valutazione del grado di complessità

 

Con riferimento al secondo punto, è possibile avere diversi livelli di complessità che si risolvono sostanzialmente nelle dimensioni della reportistica e nella tipologia di soluzioni informative adottate. Si passa dunque da una reportistica di base ad un set completo di analisi supportate da un vero e proprio processo di reporting (qui schematizzate in Basic, Premium and Custom).

 

In relazione alla fase di reporting, Aexein Partners ha sviluppato una specifica capabilities nell’utilizzo del tool Microsoft Power BI, uno strumento di business intelligence estremamente flessibile e di facile utilizzo. Un eccezionale punto di forza si ritrova nella sua capacità di collegarsi a diverse fonti alimentanti (solo per citarne qualcuna: Database SQL Server, Database Oracle, Azure, Google Analytics, Facebook), questo lo rende uno strumento adatto ad analizzare diversi aspetti del business e fornisce all’utente la possibilità di decidere in un secondo momento “dove” e “come” focalizzarsi.

I report creati sono di semplice lettura e user-friendly: è possibile inserire filtri e visualizzare dinamicamente le informazioni. I report possono essere fruiti online, con il servizio Cloud di Power Bi, il quale consente la condivisione degli output e l’accesso tramite App (Windows, Android e iOS).

Power Bi può essere quindi definito uno strumento versatile, capace di adattarsi alle diverse vision aziendali e customizzato in base alle diverse esigenze del business. Il grande punto di forza si trova nella possibilità di sintetizzare al suo interno tutto il patrimonio informativo aziendale (dati provenienti da sistemi informativi diversi quali ERP, contabilità, CRM, MES, PDM ecc.), mantenendo al contempo la capacità di strutturare analisi diverse a seconda dell’aspetto del business che si vuole analizzare.

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